Świetnie przygotowałeś się do swojej prelekcji. Napisałeś prezentację, zrobiłeś plan oraz fantastyczne slajdy, które miały być uzupełnieniem tego, o czym będziesz mówić. Plik zgrałeś na dysk przenośny i ruszyłeś w miejsce, gdzie odbywać się będzie twoje wystąpienie.

Piętnaście minut przed jego rozpoczęciem przygotowałeś głos, rozluźniłeś się i podszedłeś do organizatora zapytać o laptop, do którego będziesz mógł podpiąć swój pendrive. Uprzejmy pan informuje cię, że w sali, w której będziesz miał swoją prezentację, nie ma laptopa…

Jeżeli padniesz kiedyś ofiarą podobnej sytuacji, to i tak nie jesteś jeszcze w najgorszym położeniu. Lepiej dowiedzieć się o braku sprzętu bądź jego awarii przed rozpoczęciem prezentacji niż w jej trakcie. Niespodzianki mogą dopaść cię w każdym momencie trwania wystąpienia i powinieneś być na nie przygotowany.

Części wpadek można zapobiec. Wiele z nich jest wynikiem nieporozumień. Jeżeli przygotowujesz prezentację, dowiedz się, z czego będziesz mógł skorzystać lub sprawdź, co znajduje się w wyposażeniu sali, którą chcesz wynająć. Zwykła rozmowa z osobą odpowiedzialną za zaplecze techniczne uchroni cię przed niepotrzebnym stresem. Jednak są sytuacje, których zwykłą rozmową nie załatwisz i musisz być na nie odpowiednio przygotowany. Takim przygotowaniem jest PLAN B, który powinieneś opracować, aby — pomimo niesprzyjających okoliczności — twoja prezentacja była udana.

Do tego typu wyzwań możesz zaliczyć:

1. wszelkie niespodziewane awarie sprzętu,
2. rozładowaną baterię w laptopie,
3. przerwę w dostawie prądu,
4. spóźnioną firmę cateringową,
5. brak drukarki i wiele innych sytuacji, które jesteś sobie w stanie wyobrazić.

Jeśli będziesz na nie przygotowany, to kryzysowa sytuacja jedynie wzmocni twoją prezentację, podniesie twój autorytet, a wśród uczestników wzbudzi poczucie spokoju, bo prowadzący panuje nad sytuacją.

Problemy techniczne

Najczęstszą grupą problemów, z którymi może ci przyjść się zmierzyć, są problemy techniczne.

Jak uniknąć problemów technicznych?

swoją prezentację zapisuj w uniwersalnym formacie;
zabierz swój laptop lub dowiedz się, czy na miejscu można skorzystać z czyjegoś;
jeżeli w miejscu, w którym mówisz, leżą kable, staraj się je umiejscowić tak, żeby nie przeszkadzały ci podczas prezentacji;
podłączając laptop, zostaw w nim baterię — jeżeli zdarzyłoby się, że ktoś przez przypadek pociągnie kabel i wypnie go z gniazda,
laptop wciąż pozostanie włączony;
ustaw sprzęt na stabilnym podłożu.

Te zabiegi uchronią cię przed większością niespodziewanych sytuacji. Jednak pełne zabezpieczenie uzyskasz tylko wtedy,
gdy przygotujesz odpowiedni PLAN B.

Przez PLAN B powinieneś tutaj rozumieć zastąpienie niemożliwych do użycia metod prezentacji takimi, które możesz użyć w sytuacji kryzysowej. PLANEM B w przypadku braku projektora może być zmiana koncepcji i omawianie kolejnych tematów z użyciem flipchartu. PLANEM B związanym z brakiem wydrukowanych materiałów konferencyjnych może być rozesłanie ich uczestnikom na maila.

Ty decydujesz, jakich metod użyjesz. Pamiętaj, żeby w takich sytuacjach zachować zimną głowę i nie poddawać się emocjom. Zawsze jest wyjście. Jeśli pomyślałeś o nim wcześniej, wszystko powinno być w porządku.

Hałasy

Drugą grupą sytuacji niespodziewanych są hałasy. Jeżeli prowadziłeś kiedyś prezentację w okolicach ruchliwej drogi,
to wiesz, o czym mówię. Przejeżdżające ścigacze, klaksony, a jeśli sala szkoleniowa znajduje się na parterze, to i odgłosy
dobiegających rozmów. Z hałasami możesz mieć jednak problemy:

zawsze — nie t •• ylko na początku prezentacji,
•• i wszędzie — nie tylko w centrach miast.

Panowie z kosiarkami i piłami łańcuchowymi, ludzie z piskiem opon ruszający z pobliskiego parkingu, dźwięk dzwoniącego telefonu czy przypadkowy gość, który wkłada swoją wielką głowę do sali szkoleniowej — na tego typu sytuacje często nie masz wpływu. Pozostaje więc cierpliwie je znieść lub… wykorzystać w swojej prezentacji.

I to drugie rozwiązanie zawsze zostanie docenione przez publiczność. Tym bardziej, że te zakłócenia z „grupy podstawowej”, czyli telefony, głowy i samochody, powtarzają się najczęściej. Warto więc przygotować wcześniej reakcję, której będzie można użyć w razie potrzeby.

Gdy jednak okaże się, że cała sytuacja jest totalnie niespodziewana (do sali wbiegnie koń, pod oknem przemieszcza się oddział GROM), warto nie tracić rezonu. Z pełną powagą przyznaj, że zwykle masz odpowiedź na każde zdarzenie, ale coś takiego również i ciebie zaskoczyło, rozbawiło czy też zbiło z tropu.

Aby dobrze rozpocząć prezentację, pamiętaj o następujących rzeczach:

• pewność siebie: wyjdź na środek uśmiechnięty, popatrz w oczy publiczności i dopiero wtedy zacznij opowiadać;
• zainteresuj zgromadzonych niebanalnym początkiem — opowiedz ciekawą historię, zadaj pytanie, odwołaj się do faktu, który jest znany wszystkim lub po prostu zaskocz czymś niespodziewanym; miej przygotowany plan B, którego będziesz mógł użyć w razie problemów technicznych;
• przygotuj kilka wypowiedzi, których będziesz mógł użyć, gdy podczas prezentacji stanie się coś niespodziewanego lub wytrącającego z równowagi.