Dobry mówca wie, co chce przekazać swoim odbiorcom. Niestety, często zdarza się, że nawet doświadczeni prezenterzy nie do końca mają pojęcie, jaki jest cel ich prezentacji.

Zapytani, zaczynają kręcić, mówią o tym, co będą przedstawiali, jak będzie przebiegała ich prelekcja, starając się wybrnąć z pułapki, w którą na własne życzenie wpadli.

Jeśli nie będziesz miał wyznaczonego celu, nie oznacza to automatycznie, że twoja prezentacja będzie nudna i nieudana. Uczestnicy mogą opuścić sesję z poczuciem dobrze spędzonego czasu. W czym właściwie jest problem? Wystąpienie, które nie ma określonego celu, wywoła jedynie ograniczone w czasie skutki. W długim okresie w pamięci uczestników pozostanie pustka. Zapamiętają, że byli na prezentacji jakiegoś gościa lub jakiejś kobiety, która całkiem nieźle gadała. Tylko nie do końca wiadomo, o czym i jaki
to miało cel.

Jeżeli będziesz świadom swojego celu już przed rozpoczęciem prezentacji, o wiele łatwiej będzie ci zbudować przekaz, który będzie perswazyjny i wywoła określone efekty. Cel twojej prezentacji powinien być krótki, jasny i precyzyjny. Założenie „Chcę przekazać wiedzę uczestnikom” nie jest dobrze określonym celem. Każda prezentacja, o ile nie ma charakteru humorystycznego, ma za zadanie przekazanie jakiejś wiedzy.

Dobrze określony cel powinien być odpowiedzią na trzy pytania: Dlaczego? Po co? Co?

Dlaczego?

Jest to pytanie, które pozwoli ci zastanowić się, jaka jest przyczyna twojej prezentacji, dlaczego ją przeprowadzasz. Odpowiedzi: „bo szef mi kazał”, „bo nikt inny tego nie mógł zrobić”, „bo musiałem”, nie są prawidłowymi odpowiedziami na to pytanie. Pytanie „dlaczego” odnosi się się do tematu prezentacji. Możemy założyć, że temat, który będzie przedstawiany, jest w pewien sposób istotny.

Czy to będzie szkolenie, czy prezentacja oferty firmy, czy jej wyników — każde wystąpienie jest ważne z jakiegoś powodu. Zapytaj siebie, dlaczego twoje jest ważne dla zgromadzonej publiczności. Odpowiedź będzie pierwszym elementem, z którego wyprowadzisz
cel.

Po co?

Pytanie pierwsze dotyczyło przyczyn, pytanie drugie dotyczy skutków. Jaki efekt ma przynieść twoja prezentacja? Czy jest to przekazanie informacji lub wiedzy, przedstawienie oferty firmy, sprzedaż produktów lub usług — każde wystąpienie powinno wywołać określone rezultaty.

To pytanie jest tak naprawdę trzonem pytania o cel. Twoim celem jest zawsze wywołać określony skutek. Pytanie to jednak nie może istnieć samodzielnie, gdyż wtedy, nie znając przyczyn i nie wiedząc, co będziesz mówił, nie jesteś w stanie w pełni określić, jakie mogą być skutki prezentacji.

Co?

Odpowiedź na to pytanie jest związana z treściami, które chcesz zaprezentować. Na wiele tematów można rozmawiać bez końca.
A na każdy temat można rozmawiać dłużej, niż zostało to przewidziane w ramach czasowych twojego wystąpienia. Dlatego prezentując treści, jesteś odpowiedzialny za ich dobór. Oczywiście możesz poruszyć tematykę, o którą prosi któryś ze słuchaczy. Ale jeżeli nie posiadasz wiedzy na dany temat, ponieważ nie oceniłeś danej kwestii jako ważnej w kontekście twojego wystąpienia, to możesz o tym powiedzieć. W końcu to ty zostałeś poproszony o przeprowadzenie prezentacji, czyli ktoś uznał, że jesteś kompetentną osobą, która zna się na temacie i wie, co na co należy zwrócić uwagę, prawda?

W odpowiednim doborze treści pomoże ci znajomość odpowiedzi na dwa poprzednie pytania: znając powód przybycia ludzi na twoją prelekcję i wiedząc, jakie chcesz wywołać skutki, o wiele łatwiej będzie ci dopasować poszczególne jej części do siebie.

Przykładowo, zostałeś poproszony o przedstawienie nowym pracownikom zasad komunikacji w firmie. Komunikacja to bardzo szeroki temat. Przygotowując prezentację, skupisz się prawdopodobnie na dress codzie, slangu, którym posługują się pracownicy, zasadach rozmowy z klientem, sposobach komunikacji z przełożonymi czy też zasadach udzielania informacji zwrotnej koledze z działu, który „nawalił”.

Pominiesz raczej bardzo ciekawe aspekty dotyczące komunikacji niewerbalnej, komunikacji międzypłciowej czy też różnych rodzajów porozumiewania się, które istniały na przestrzeni wieków. Dlaczego? Bo nie są związane z tematem. I nawet jeżeli na sali znajdują się fanatycy tej tematyki, to będą musieli zrozumieć, że nie jest to czas i miejsce na odbieganie od tematu. A ich pragnienie wiedzy możesz zaspokoić, podsuwając ciekawe tytuły, który poszerzą ich horyzonty. Jak zapewne zauważyłeś, trzy powyższe pytania są ze sobą ściśle powiązane i powinny być rozpatrywane łącznie.

Samodzielnie każde z nich ma dużą wartość, ale dopiero działając wspólnie, są w stanie wywołać fenomenalne efekty. Odpowiadając na te trzy pytania, jesteś w stanie sformułować cel, który będzie oparty na schemacie: „Celem tej prezentacji jest (odpowiedź lub odpowiedzi na pytanie »po co«). Będziemy mówić na ten temat, ponieważ (argument lub argumenty będące odpowiedzią na pytanie »dlaczego«). Dlatego właśnie poruszymy tematykę (odpowiedź lub odpowiedzi na pytanie »co«).

Ustalając swój cel, nie staraj się opisać wszystkich aspektów, o których będzie mowa. Wybierz te, które są twoim zdaniem najważniejsze. Pamiętaj, że to ty prezentujesz temat i wybierasz treści. Dobre przygotowanie prezentacji wymaga czasu. Aby
upewnić się, że o niczym nie zapomniałeś, wykorzystaj kartę przygotowania prezentacji […]::

KARTA PRZYGOTOWANIA PREZENTACJI

Czy znasz dobrze temat swojej prezentacji?

Nie 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Tak

Celem mojej prezentacji jest:

.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Cechy publiczności, przed którą będę występował:

wiek:

wykształcenie:

pochodzenie:

hobby:

język, którego użyję:

Czego może oczekiwać publiczność?

1.
2.
3.

Czy znasz miejsce, w którym będziesz występował?
.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Czego potrzebuję:

Konspekt prezentacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Flipchart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Laptop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Projektor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Przedłużacz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Tablica multimedialna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Flamastry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Wskaźnik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Kartki papieru A4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Karteczki samoprzylepne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Materiały dla uczestników . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Numer telefonu do organizatora lub logistyka:
.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .