Profil psychologiczny kandydata tworzy się na podstawie analizy stanowiska pracy. Żeby wiedzieć, kto będzie najlepiej wykonywał dane czynności, trzeba wiedzieć, jakich czynności dana praca wymaga. Dodatkowo, w jakim kontekście te czynności będą wykonywane.

Najczęściej analizę stanowiska pracy tworzy się na podstawie:

• Umiejscowienia w strukturze organizacji — jaki dział w firmie, komu jesteśmy podlegli, kto jest podległy nam.
• Wykonywanych obowiązków — czynności, jakie wykonujemy i jak często, co wiąże się z wagą konkretnych umiejętności, jakie musimy posiadać.
• Metod pracy i wykorzystywanych narzędzi — są to specjalistyczne umiejętności, jakie musimy mieć, na przykład znajomość pisania na komputerze czy obsługi programów, znajomość języków obcych, języków programowania.
• Warunków pracy — czas pracy, potrzeba wyjazdów.

Ćwiczenie 1. Jak przygotować opis stanowiska pracy i wymaganych kompetencji

Przeanalizuj ofertę pracy pod względem powyższych punktów. Wypisz, czy to praca zależna, czy wymagająca bycia liderem. Opracuj dobrze wszystkie obowiązki, jakie sądzisz, że osoba na takim stanowisku wykonuje. Ustal wszystkie metody pracy i narzędzia, jakie są wymagane. Zastanów się także nad warunkami pracy. Do każdego obowiązku dodaj  wymagane umiejętności, kompetencje, wiedzę, doświadczenie, jakie może się przydać. Ustal, które programy komputerowe musisz umieć obsługiwać, jakie języki obce będą wymagane. Jeśli masz braki w którymś z tych programów, poćwicz przed rozmową. Podobnie z językiem. Gdy masz możliwość zapytać kogoś znajomego z tej firmy o powyższe zagadnienia, zrób to. Jak nie, może któryś znajomy wykonuje podobną pracę w innej firmie — zapytaj, jak to wygląda w jego przypadku. Takie ćwiczenie pomoże Ci lepiej zrozumieć pracę, o którą się starasz, i trafniej opisywać siebie i swoje predyspozycje. Mając już opis stanowiska pracy, czas zastanowić się, jakich umiejętności i wiedzy będzie ta praca od Ciebie wymagać.

Tu zaczyna się tworzenie profilu psychologicznego.

Taki profil pozwala dobrze dobrać osobę do stanowiska. Chodzi o odpowiedni poziom energii do działania, umiejętność współpracy z ludźmi, odporność na stres i wiele innych.

Inną osobowość powinien mieć informatyk zarządzający bazami danych, a inną przedstawiciel handlowy będący cały czas w trasie i przedstawiający oferty klientom. Kolejnym krokiem jest rozwinięcie wymagań z oferty rekrutacyjnej i uzupełnienie ich o dodatkowe punkty z profilu psychologicznego. Profil kandydata zawiera potrzebne składniki osobowości, zdobytą wiedzę i doświadczenie potrzebne do wykonywania danych czynności, zwane w psychologii kompetencjami. Jak nietrudno się domyślić, kompetencje do wykonywania jakiejś pracy to nic innego jak wiedza i umiejętności, które potrzebne są do realizowania powierzonych nam zadań w miejscu pracy.

Przykład. Zawód adwokata dobrze zobrazuje, czym się to różni. Podstawowa sprawa: jeśli prawnik nie skończył prawa, nie mógł zdobyć dalszych uprawnień i zostać adwokatem. Jednak żeby być dobrym adwokatem, nie wystarczy znać prawo, trzeba też w sposób zrozumiały formułować swoje myśli, odpowiednio argumentować. Ważne jest też rozumienie, na czym polega problem klienta w kontekście ustaw obowiązujących w danym kraju. Jak widać na przykładzie, adwokat musi posiadać konkretne dokumenty świadczące o ukończonych studiach czy posiadanych uprawnieniach, ale co ważniejsze, jeśli chodzi o jego skuteczność, musi umieć rozmawiać z klientem i ocenić jego problem. Istotne jest również, aby jasno się wypowiadał i umiejętnie poruszał się w gąszczu przepisów prawnych.

Każdy ubiegający się o jakieś stanowisko mniej więcej wie, jakie powinien posiadać dokumenty potwierdzające jego specjalistyczną wiedzę i jakich umiejętności zawodowych się wymaga (znajomość prawa, anatomii człowieka, pisania na komputerze, znajomość obsługi programów komputerowych). Sytuacja gorzej wygląda ze znajomością wymaganych umiejętności dodatkowych, kompetencji psychologicznych potrzebnych do sprawnej realizacji obowiązków. Nie jestem w stanie opisać ich w kontekście każdego możliwego zawodu, jednak postaram się scharakteryzować je ogólnie, żeby każdy mógł samodzielnie ocenić, które są ważne w jego zawodzie.

Ogólnie można podzielić umiejętności psychologiczne na trzy kategorie: potrzebne na każdym stanowisku, wymagane do pracy z ludźmi, ułatwiające pracę z zaawansowanymi technologiami lub abstrakcyjnymi zagadnieniami. Niektóre stanowiska wymagają osoby posiadającej silnie rozwinięty jeden z obszarów, inne preferują połączenie wielu kompetencji. Wszystko uzależnione jest od specyfiki pracy, czy polega na wykonywaniu jednej głównej czynności, czy pracownik musi co jakiś czas zmieniać charakter pracy i przechodzi z pracy przy komputerze do na przykład negocjacji handlowych z grupą kontrahentów.

Kompetencje potrzebne na każdym stanowisku to:

• panowanie nad sobą, motywowanie się do pracy, odpowiednie
• nastawienie do pracy mimo złego dnia,
• panowanie nad pracą, organizowanie jej, ustalanie priorytetów,
• odporność na stres, który często działa dezorganizująco,
• motywacja osiągnięć i nastawienie na realizację zadania,
• komunikatywność, sumienność, gotowość do uczenia się.

Kompetencje wymagane do pracy z ludźmi:

• zrozumiałe formułowanie własnych myśli,
• umiejętność przekonywania,
• umiejętność słuchania,
• umiejętność przyjmowania krytyki,
• zdolność do krytykowania innych bez wzbudzania konfliktów,
• zdolność do budowania relacji z innymi,
• umiejętność wzbudzania motywacji u współpracowników,
• inspirowanie do działania (bardzo ważne na stanowiskach wymagających bycia liderem),
• zdolność do koordynowania pracy zespołu.

Kompetencje z zaawansowanymi technologiami lub abstrakcyjnymi zagadnieniami (na przykład operator specjalistycznych urządzeń produkcyjnych, kontroler lotów, programista PHP):

• sprawne przetwarzanie informacji,
• umiejętność szybkiego łączenia aktualnych zdarzeń (nagłych problemów) z wiedzą teoretyczną i praktyczną,
• szybkie wyciąganie wniosków, analiza i synteza informacji.

Idealny pracownik posiada wszystkie wymagane kompetencje, ma je rozwinięte i jest ich świadom. Potrafi w dowolnej chwili korzystać z nich i osiągać konkretne rezultaty. Zaskocz osobę rekrutującą i mów o tym, o czym myśli. Zaprezentuj takie przykłady z życia, które jednoznacznie świadczą o ich posiadaniu. Dodaj parę zdań od siebie, rozwijając wymagania z oferty i zaprezentuj, że wiesz dokładnie, na jakie stanowisko aplikujesz i bezproblemowo wymieniasz wymagane kompetencje.